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Organiser son agence § 4
4.1 Votre agence et son contexte
4.1 Déterminer les enjeux externes et internes de votre agence cela revient à comprendre tout ce qui peut influencer la finalité et l'orientation stratégique de votre agence (l’historique et la culture de l’agence, de la compagnie, les innovations produits, l’orientation de la mandante et de votre agence, les marchés, et les obligations
4.1 Surveiller et passer en revue les informations sur les enjeux enjeu de votre agence : ce que vous pouvez gagner ou perdre sur une de vos activités (facteurs, conditions). Certains enjeux peuvent changer rapidement, donc rester vigilant (changement de stratégie de votre mandante, nouveau produit, nouvelles règles de l’ACPR…
4.1 Surveiller et passer en revue les informations sur les enjeux enjeu de votre agence : ce que vous pouvez gagner ou perdre sur une de vos activités (facteurs, conditions). Certains enjeux peuvent changer rapidement, donc rester vigilant (changement de stratégie de votre mandante, nouveau produit, nouvelles règles de l’ACPR…
4.2 Besoins et attentes des parties intéressées de votre agence
4.2 a) Il s’agit déjà d’identifier les parties intéressées par l’activité de votre agence.
"Il n'y a qu'une seule définition valable de la finalité de l'agence : créer un client. Peter Drucker".
Et d’établir la liste des parties intéressées pertinentes.
4.2 b) Clarifier les exigences de la compagnie mandante, de la réglementation et des parties intéressées. En prenant en compte que chaque besoin et attente est unique tout en visant un partenariat sur le long terme (y compris pour les exigences légales).
4.2 Surveiller et passer en revue les informations sur les parties intéressées et leurs exigences avant d'accepter de se positionner sur un nouveau marché/produit.
Vous trouverez en attache une liste non exhaustive des parties intéressées que l'on identifie généralement chez un agent.
"Il n'y a qu'une seule définition valable de la finalité de l'agence : créer un client. Peter Drucker".
Et d’établir la liste des parties intéressées pertinentes.
4.2 b) Clarifier les exigences de la compagnie mandante, de la réglementation et des parties intéressées. En prenant en compte que chaque besoin et attente est unique tout en visant un partenariat sur le long terme (y compris pour les exigences légales).
4.2 Surveiller et passer en revue les informations sur les parties intéressées et leurs exigences avant d'accepter de se positionner sur un nouveau marché/produit.
Vous trouverez en attache une liste non exhaustive des parties intéressées que l'on identifie généralement chez un agent.
4.3 Domaine d'application de votre démarche Qualité Assurance
4.3 Vous allez définir le domaine d'application de votre démarche Qualité Assurance.
Par exemple : le périmètre géographique et/ou métier de votre l’agence, et l’organisationnel disponible pour la démarche Qualité.
Bien sûr plus vous préciserez des cibles sur ces marchés, plus vous serez précis, plus votre approche qualité sera opérationnelles. (par exemple : le marché IARD, Pro, entreprise, Vie, Santé, des véhicules haut de gamme, des agriculteurs, des syndics, des aéronefs, …).
Une fois que vous avez défini votre domaine de la démarche Qualité Assurance :
Prenez en compte :
Vous allez appliquer toute exigence de la norme ISO 9001 entrant dans le domaine d'application que vous avez défini, les exigences de la norme deviennent donc des exigences internes à l’activé que vous avez décidez d’intégrer dans votre démarche Qualité.
Vous tiendrez à jour une information documentée sur le domaine d'application de votre démarche Qualité Assurance et Inclure les produits et les services spécialisés de votre agence.
Si vous décidez de na pas appliquée une des exigences de la norme ISO 9001 il vous suffit de le justifier.
Par exemple : le périmètre géographique et/ou métier de votre l’agence, et l’organisationnel disponible pour la démarche Qualité.
Bien sûr plus vous préciserez des cibles sur ces marchés, plus vous serez précis, plus votre approche qualité sera opérationnelles. (par exemple : le marché IARD, Pro, entreprise, Vie, Santé, des véhicules haut de gamme, des agriculteurs, des syndics, des aéronefs, …).
Une fois que vous avez défini votre domaine de la démarche Qualité Assurance :
Prenez en compte :
4.3 a) les enjeux externes et internes
4.3 b) les exigences des parties intéressées
4.3 c) les produits et services : tous les produits et services proposés par votre agence sans exception.
4.3 b) les exigences des parties intéressées
4.3 c) les produits et services : tous les produits et services proposés par votre agence sans exception.
Vous allez appliquer toute exigence de la norme ISO 9001 entrant dans le domaine d'application que vous avez défini, les exigences de la norme deviennent donc des exigences internes à l’activé que vous avez décidez d’intégrer dans votre démarche Qualité.
Vous tiendrez à jour une information documentée sur le domaine d'application de votre démarche Qualité Assurance et Inclure les produits et les services spécialisés de votre agence.
Si vous décidez de na pas appliquée une des exigences de la norme ISO 9001 il vous suffit de le justifier.
4.4 Votre management des activés nécessaires
Une fois que vous avez défini votre domaine d'application de la démarche Qualité assurance, vous aller manager votre agence et les activé associés :
Il vous suffit simplement de :
4.4.1 Établir, mettre en place, et améliorer organisation de vos activités : Je vous rassure vous êtes libre de décider comment appliquer la démarche Qualité Assurance (en précisant les enjeux et les exigences).
4.4.1 Déterminer les activités (ou processus) nécessaires et l'application du domaine Qualité Assurance :
"Si vous ne pouvez pas décrire ce que vous faites en tant que activité, vous ne savez pas ce que vous faites. Edwards Deming"
Vous pouvez établir une cartographie simple des toutes les activités nécessaires sans forcément rentrer dans les détails de chacune des actions.
Vous déterminez sous la forme d’un schéma simple :
4.4.2 Tenir à jour une information documentée sur le fonctionnement des activités (le strict nécessaire est suffisant). Utilisez le DER, ou la charte qualité spécifique pour présenter la cartographie des activités.
4.4.2 Conserver des informations documentées sur le fonctionnement des activités . Le but est de s'assurer que les résultats des activités sont ceux que vous avez prévus.
Il vous suffit simplement de :
4.4.1 Établir, mettre en place, et améliorer organisation de vos activités : Je vous rassure vous êtes libre de décider comment appliquer la démarche Qualité Assurance (en précisant les enjeux et les exigences).
4.4.1 Déterminer les activités (ou processus) nécessaires et l'application du domaine Qualité Assurance :
"Si vous ne pouvez pas décrire ce que vous faites en tant que activité, vous ne savez pas ce que vous faites. Edwards Deming"
Vous pouvez établir une cartographie simple des toutes les activités nécessaires sans forcément rentrer dans les détails de chacune des actions.
Vous déterminez sous la forme d’un schéma simple :
4.4.1 a) les éléments d'entrée et de sortie de chaque activités (selon le modèle de fiche de processus fourni par QA) ;
4.4.1 b) la séquence et l'interaction des activités (c’est très simple avec des flèches ! - Diagramme de flux Flowchart) ;
4.4.1 c) les critères et méthodes pour la maîtrise des activités (les points clés à respecter pour être sur de réussir l’action ;
4.4.1 d) les ressources nécessaires pour soutenir les activités, (aujourd’hui outils informatiques essentiellement) ;
4.4.1 e) vous attribuez les responsabilités et autorités des activités (en utilisant la matrice de compétence QA et en définissant qui pilote et sa fonction ;
4.4.1 f) Vous identifier pour prendre en compte les risques et opportunités pour chaque activité et vous planifiez et réaliser les actions face à ces risques, généralement ils concernent les aspects RH, recrutement, montée en compétences… ;
4.4.1 g) Vous évaluer les activités et les modifier si nécessaire. Ce qui implique que vous déterminiez les méthodes pour surveiller, mesurer, évaluer et modifier les activités ;
4.4.1 h) et bien sûr à vous de déterminer les opportunités d'amélioration des activités et de la DQA.
4.4.1 c) les critères et méthodes pour la maîtrise des activités (les points clés à respecter pour être sur de réussir l’action ;
4.4.1 d) les ressources nécessaires pour soutenir les activités, (aujourd’hui outils informatiques essentiellement) ;
4.4.1 e) vous attribuez les responsabilités et autorités des activités (en utilisant la matrice de compétence QA et en définissant qui pilote et sa fonction ;
4.4.1 f) Vous identifier pour prendre en compte les risques et opportunités pour chaque activité et vous planifiez et réaliser les actions face à ces risques, généralement ils concernent les aspects RH, recrutement, montée en compétences… ;
4.4.1 g) Vous évaluer les activités et les modifier si nécessaire. Ce qui implique que vous déterminiez les méthodes pour surveiller, mesurer, évaluer et modifier les activités ;
4.4.1 h) et bien sûr à vous de déterminer les opportunités d'amélioration des activités et de la DQA.
4.4.2 Tenir à jour une information documentée sur le fonctionnement des activités (le strict nécessaire est suffisant). Utilisez le DER, ou la charte qualité spécifique pour présenter la cartographie des activités.
4.4.2 Conserver des informations documentées sur le fonctionnement des activités . Le but est de s'assurer que les résultats des activités sont ceux que vous avez prévus.
Bilan 2023 : RGPD / ACPR / DDA